A arte da produtividade consciente: menos ocupação, mais resultados

Você chegou ao final do dia exausto por ter feito várias coisas mas não conseguiu terminar nenhuma na verdade? Isso é um sinal de que você está se ocupando mas não está sendo produtivo.

Estar ocupado não é o mesmo que produtividade, é apenas falta de planejamento e gestão de tempo. Pessoas produtivas alcançam muitos resultados, com muitas ou poucas coisas para fazer. Enquanto uma pessoa que é muito ocupada gasta todas as horas possíveis para realizar uma tarefa, a pessoa produtiva realiza a mesma tarefa em menos tempo e com mais qualidade.

Basicamente, o que você precisa, principalmente, é organizar melhor o seu tempo, identificando quais tarefas são mais importantes e urgentes.

A produtividade está relacionada ao equilíbrio. É fazer mais coisas com menos recursos e maior qualidade. E sobre recursos, podemos falar de tempo, dinheiro e outros tantos exemplos.

Ser produtivo é fundamental para que você seja reconhecido em qualquer trabalho que você fizer e para que consiga construir uma carreira de sucesso!

Estabeleça prioridades

Para definir prioridades pense no resultado. Tudo aquilo que traz mais resultados para o negócio deve ir para o topo da lista de prioridades.

Entre as suas prioridades também devem estar momentos de relaxamento e distração, ou então para a prática de algum hobby.

Diminua o tempo das reuniões

Reuniões sem pautas bem definidas podem ser um grande desperdício de tempo. Ou seja, quando não há temas bem definidos as pessoas passam horas conversando sem chegar a lugar nenhum.

Outro problema das reuniões é que às vezes são desnecessárias, ou seja, o tema poderia ser debatido por e-mail ou ligações.

Você pode anotar em uma agenda alguns temas interessantes para serem discutidos e limitar o tempo da reunião a 30 minutos, por exemplo.

Evite distrações

Evite deixar uma aba aberta do Facebook. Separe um tempo no final do expediente para conferir as notificações. Ficar olhando a caixa de entrada do e-mail também pode ser contraprodutivo. Separe um momento do dia para checar o e-mail.

Uma dica interessante é guardar o celular na gaveta, assim você não fica olhando toda hora para ele. Você também pode desativar as notificações no celular.

Crie um ambiente adequado

Certifique-se de ter um ambiente tranquilo e organizado para trabalhar ou estudar. Busque uma boa iluminação, uma cadeira confortável e uma mesa adequada. Também é importante manter uma boa postura enquanto trabalha. Assim você pode melhorar o seu foco.

Mude de ambiente

Às vezes mudar de ambiente pode trazer motivação e energias novas. Experimente a biblioteca, cafeterias ou então espaços de coworking.

Forneça feedbacks

O feedback é muito importante para melhorar a produtividade no trabalho. Tente não passar mais de três meses sem passar um feedback para os seus colaboradores. Quando você não fornece feedbacks, corre o risco de deixar uma performance ou comportamento ruim se prolongar por mais tempo que o necessário. O feedback é importante não apenas em situações negativas, mas também deve ser usado como elogio.

Evite o acúmulo de tarefas

Faça uma tarefa por vez e você será mais produtivo. Quando você faz várias coisas ao mesmo tempo, na verdade está alternando entre uma e outra e finalizando poucas tarefas. E essa troca pode ser cansativa. Além disso, quando faz várias tarefas ao mesmo tempo você perde o foco e comete mais erros.

Estudos apontam que a multitarefa realmente resulta em uma queda de aproximadamente 40% na produtividade.

Durma bem

Estamos acostumados a valorizar quem vira noites trabalhando e nos esquecemos do que isso pode causar. Não dormir implica em fadiga, problemas de concentração, falta de disposição e outros fatores nocivos à produtividade.

Conheça a si mesmo

Não existe fórmula secreta, cada cabeça é um mundo. E cada mundo tem suas necessidades, ritmos, prioridades e preferências.

Aprenda a dizer “não”

Não para de chegar novas tarefas em sua mesa e você aceita todas elas? Portanto, aprenda a dizer não para as pessoas, inclusive o seu chefe.

Ser produtivo também significa escolher bem suas obrigações. Se você acha que uma função atribuída a você não tem muita prioridade, foge dos seus conhecimentos ou está extremamente ocupado, não tenha medo de dizer não.

Muitas vezes, muito estresse está na pressão de ter que executar inúmeras tarefas que fogem de suas necessidades.

Encontre seu pico de produtividade

Descubra qual hora do dia você é mais produtivo e deixe as tarefas mais difíceis para esse horário. Molde o seu dia de trabalho ao redor dessa faixa de tempo. Faça testes até encontrar a sua melhor faixa de horário.

Faça pequenas pausas

O nosso cérebro possui um limite de tempo em que consegue ficar focado em uma tarefa. Quando a mente e o corpo estão exaustos, a eficácia diminui.

Pode ser a cada hora ou a cada meia hora. Assim você mantém seus níveis de energia. Vá pegar um café, puxe assunto com um colega de trabalho, dê uma volta no quarteirão. Essas pequenas pausas fazem toda a diferença em sua produtividade.

Cuide do seu corpo e da sua saúde

As pessoas mais saudáveis são mais produtivas! Portanto, exercite-se, coma bem, mantenha-se sempre hidratado e garanta uma boa noite de sono.

Não leve trabalho para casa

A sua casa deve ser o seu local de descanso e nele você recarrega as energias para o dia seguinte.

Beba água

A água é muito importante para manter os níveis de energia. Tenha sempre uma garrafa por perto.

Tenha metas e objetivos

Escreva em um caderno todas as suas metas e objetivos. Assim você se mantém engajado com seus projetos e também motivado. Foque em resultados. Uma pessoa mais produtiva do que ocupada, foca em entregas com resultados reais.

Cuidado para não estabelecer metas inalcançáveis, pois podem ter o efeito contrário, trazendo frustração caso não sejam alcançadas. Uma dica é dividir metas grandes em pequenas etapas. A cada meta alcançada, forneça uma recompensa para a pessoa ou time, como por exemplo, sair para um happy hour.

Promova automação dos processos dentro da empresa

A tecnologia também possibilita automatizar processos, que antes eram desempenhados manualmente pelos colaboradores, e descomplicar tarefas. Essa otimização traz mais velocidade, eficiência e rendimento para as atividades. Ela também viabiliza que os funcionários se dediquem a outros afazeres e entreguem muito mais resultados. E, dessa forma, permite a redução de custos com mão de obra e recrutamento.

Evite o retrabalho

Ter que parar aquilo que você estava fazendo para voltar para um mesmo trabalho pela décima vez quando poderia se dedicar a um novo projeto é um grande vilão da sua produtividade.

Por isso, busque ter uma boa comunicação com os líderes durante o processo das tarefas, estabeleça prazos realistas, e faça briefings completos para que assim o retrabalho não chegue em sua mesa.

Se prepare no dia anterior

Vai malhar no dia seguinte logo pela manhã? Tem alguma reunião importante cedo? Vai fazer alguma consulta online com o seu cliente? Prepare na noite anterior tudo o que precisará para essas tarefas no dia seguinte: roupas, coisas para levar na bolsa, a pauta da reunião, o material necessário para a consultoria, etc. Quanto mais você puder poupar o seu precioso tempo de amanhã ainda hoje, melhor.

Se levar menos de dez minutos, faça já!

Anotar tarefas simples e ter que lembrar dias ou horas depois pode ser perda de tempo. Ou seja, se a atividade levar menos de dez minutos para ser realizada, faça agora!

Registre sua gratidão

Registre e reúna todas as coisas, felicidades pequenas do dia a dia, elogios e bons momentos em um mesmo lugar. Depois, volte a ele quando sentir que a sua motivação está ficando mais baixa e o desânimo está surgindo.

Respire

Parece algo bobo, mas é poderoso. Respirar corretamente alivia a tensão, estresse e ansiedade. Faça o seguinte algumas vezes por dia: respire contando até cinco, prenda a respiração contando até três e solte contando até oito.

Use roupas adequadas

Essa dica vale principalmente para quem está de home office. Tirar o pijama e colocar roupas de trabalho (não precisa por terno e gravata!) é uma forma de dizer ao cérebro que está na hora de trabalhar.

Priorize o café da manhã

Faça uma primeira refeição reforçada para ter mais disposição no decorrer do dia. Evite alimentos com adição de açúcar (cereais matinais, doces e massas), e opte por fibras, proteínas, vitaminas e minerais (fonte de energia), e alimentos ricos em vitamina B (aveia, bananas, abacaxi e abacate), que melhoram a concentração.

Analise o seu dia

Perceba as coisas que você se comprometeu a fazer, as que realmente fez e que resultado foi gerado. Perceba o que te fez ser mais ou menos produtivo. Assimile tudo isso e aprenda, para que amanhã seja um dia ainda mais produtivo.

Princípio de pareto

Você sabia que 20% das coisas que faz geram 80% dos resultados? Então é importante identificar quais são esses 20% e focar neles.

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Referências

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euorganizado.com/blog/50-dicas-para-ser-mais-produtivo

ibnd.com.br/blog/ser-ocupado-nao-e-a-mesma-coisa-que-ser-produtivo-entenda.html

blog.wyden.com.br/5-dicas-para-voce-ser-menos-ocupado-e-mais-produtivo/

gestta.com.br/ser-ocupado-e-ser-produtivo/

administradores.com.br/artigos/voce-nao-precisa-viver-ocupado-para-ser-produtivo

conteudo.movidesk.com/produtividade-no-trabalho/?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=google_conv_movidesk_dsa-blog_search_cpc_brazil_none_pt-br_all&utm_content=152108843190&utm_term=&utm_id=-&gclid=Cj0KCQjw7aqkBhDPARIsAKGa0oKHDW8v6v_SO2gEhwnFll7IVoAqRyDk-zii9ZUuDvkHKO8N18rjiSoaAhwyEALw_wcB

advtecnologia.com.br/afinal-o-que-e-ser-produtivo/

vitalpetbrasil.com.br/10-dicas-para-ser-mais-produtivo-dentro-e-fora-do-seu-trabalho/