Como economizar papel no trabalho, em casa e na escola

Por que economizar?

Além de derrubar árvores, são gastas enormes quantidades de água e produtos químicos para embranquecimento, que podem acabar poluindo rios e mares caso não sejam tratados. A plantação de eucaliptos e pinus, árvores utilizadas na fabricação de celulose, levam à degradação do solo e desertificação

Uma pessoa consome em média o equivalente a 2 árvores por ano.

Além disso, 1 bilhão de cópias são feitas por dia no mundo. Imagine só o impacto ambiental.

Na sua empresa

Adotar práticas sustentáveis em sua empresa, como economizar papel, pode melhorar a reputação e tornar a empresa mais competitiva no mercado. Muitos consumidores já exigem este tipo de prática e levam o assunto em consideração na hora de escolher qual produto comprar.

Não se trata de exterminar completamente o consumo de papel, mas sim de consumir de forma consciente e reduzida. Economizar papel no ambiente empresarial pode aumentar a produtividade e reduzir custos, além de, é claro, salvar muitas árvores.

Você sabia que de 1 a 3% da receita de uma empresa são gastos com impressões?

Digitalize documentos

A ideia é simplesmente pegar todos os documentos impressos e digitalizá-los, e depois descartar os impressos. Os documentos digitalizados, desde que sigam requisitos técnicos definidos por lei, possuem o mesmo valor jurídico do que um físico. Mas muitas pessoas acabam imprimindo documentos pois estes necessitam de uma assinatura. A solução são programas que possibilitam que você crie uma assinatura digital e anexe aos documentos.

Uma vez digitalizados os documentos não sofrem possibilidade de perdas, danos e extravio.

A digitalização de documentos não é uma tendência passageira, mas uma mudança que veio para ficar.

Banco de dados virtual

Muitas empresas possuem enormes bancos físicos de cadastro de clientes registrados no papel. Assim os funcionários perdem muito tempo quando precisam ter acesso a algum dado, principalmente quando este banco de dados está desorganizado. Além disso, estamos falando de grandes espaços físicos que podem encarecer o aluguel. Criar banco de cadastros de clientes no Excel deixa tudo mais organizado, acessível e fácil de manusear. Você pode inclusive pesquisar documentos pelo sistema de palavras-chave.

De uma forma geral, a digitalização de documentos em uma empresa gera maior eficiência, agilidade, produtividade e otimização no fluxo de trabalho.

Uma pesquisa realizada pela Association for Information and Image Management (AIIM),constatou que atualmente 40% das empresas ainda mantêm seus registros em papel. Outras pesquisas constataram que 90% das informações, quando arquivadas, nunca mais são consultadas. Ou seja, muitos papéis são armazenados sem necessidade.

Salve os arquivos na nuvem

Uma vez que você digitaliza seus documentos é importante guardá-los da melhor forma. Isso significa que não é indicado salvar em pen drives e HDs externos uma vez que podem parar de funcionar de uma hora para a outra. Portanto, uma ótima ideia é salvar tudo no Google Drive, que funciona como uma nuvem. Você faz o upload e outras pessoas podem ter acesso aos arquivos mesmo em outros computadores e celulares. Caso seu computador estrague, os arquivos permanecem intactos e disponíveis.

Dessa forma evita-se perda de tempo fazendo busca de materiais físicos e de uma forma geral a equipe ganha muita produtividade.

Já pensou se você está indo para uma reunião fora da empresa e você se lembra no meio do caminho que esqueceu um documento importante? Com o Google Drive isto não acontece, você tem acesso a todos os documentos importantes no seu celular aonde quer que você esteja.

Ao salvar os arquivos na nuvem você pode permitir o acesso apenas para pessoas que você queira. Caso os arquivos não sejam digitais, essa proteção fica muito mais difícil.

Economize dinheiro

Economizando dinheiro com impressoras, manutenção delas, energia, tinta e papel você pode comprar uma máquina de café, por exemplo. E falando em tinta, você sabia que os cartuchos levam em média de 500 a 1000 anos para se decompor na natureza? E que as tintas podem vazar e poluir o meio ambiente?

Conscientize os funcionários

Toda ação, para ter sucesso, precisa ser precedida por conscientização. Por isso, é importante explicar aos funcionários o motivo de economizar papel. É preciso mostrar que essa ideia gera benefícios para a empresa e para o meio ambiente. Isto pode ser feito por campanhas educacionais desenvolvidas pelos setores de RH e comunicação interna.

Use tablets e smartphones nas reuniões

Anotações feitas para registrar assuntos de reuniões geram enormes quantidades de papel armazenado. Portanto, use estes dispositivos para economizar e deixar tudo mais prático. Além disso, ao invés de imprimir as pautas das reuniões para os participantes, compartilhe elas digitalmente pelos celulares e notebooks.

Adote a coleta seletiva

Mesmo imprimindo apenas o necessário não se esqueça de reciclar! Basta entrar em contato com as empresas que prestam este serviço e adquirir as lixeiras. Assim você também contribui para a renda dos recicladores.

Rastreando impressões

É muito importante adotar um sistema capaz de identificar quantas impressões estão sendo feitas e quais departamento estão realizando mais. Assim é possível estipular metas de redução, identificar onde estão ocorrendo os maiores desperdícios e por que não premiar os setores que forem mais economicos?. Esse controle pode ser realizado por meio de softwares.

Use os dois lados da folha

Esta dica vale para as impressões tanto quanto para as anotações feitas a mão.

Quando não for possível evitar, use papel reciclado

Às vezes não tem jeito, você realmente precisa de uma folha de papel para anotar algo ou seja lá o que for. Nesses casos, opte por papel reciclado pois os impactos de sua produção são menores do que os papéis feitos a partir de matéria-prima virgem.

Impressão frente e verso

Pode parecer não muito significante, mas se pararmos para pensar: ao invés de 6 mil impressões, caso sejam impressos frente e verso o número cai para 3 mil, ou seja, os gastos com impressões caem pela metade.

Configurando a impressão

Antes de imprimir é importante dar uma conferida na formatação do arquivo, para evitar que assim sejam impressas folhas com uma ou duas linhas de texto. Caso você não verifique a formatação é possível que venha com uma configuração indesejada e você tenha que imprimir novamente.

Faça blocos de notas

Você pode cortar papéis que foram impressos apenas de um lado e fazer blocos para anotações. Uma opção melhor ainda é utilizar aplicativos para anotações no seu celular.

Em casa

O papel está presente em praticamente todos os cômodos da casa.

Assine jornais e revistas digitais

Além de serem mais baratas do que as assinaturas impressas, ainda economizam espaço em sua sala. Você também pode ler livros nas versões digitais.

Evite extratos bancários e cobranças por correio

Solicite ao banco que não envie extratos mensais e cobranças impressas por correio e que tudo isso seja resolvido digitalmente.

A maior parte das companhias de energia, água e telefonia já oferecem versões digitais de boletos para você pagar direto no aplicativo do seu banco. Em alguns casos é necessário sinalizar no site para abrir mão do boleto físico e aderir ao boleto digital.

Anote recados na lousa

Ao invés dos bilhetinhos e post-its, que tal adotar lousas no seu quarto e na cozinha?. Assim você pode anotar lembretes infinitamente sem gastar papel.

Use guardanapos de pano

Alguns modelos são bem bonitos e inclusive podem combinar com o pano de prato e a toalha de mesa.

Para adquirir o hábito de usar guardanapos de pano comece utilizando em ocasiões especiais como festas. Eventos que usam guardanapos de papel podem gerar bastante lixo.

Use filtros de café de pano

O café continua gostoso (e mais cremoso do que os feitos em coador de papel), você poupa as árvores e ainda economiza dinheiro.

Separe corretamente

Jogue os papéis nas lixeiras azuis, caso haja coleta seletiva no seu condomínio ou na sua casa.

Use folhas de rascunho

Precisa fazer alguma anotação rápida? Use folhas de rascunho.

Na escola e faculdade

Professores podem lançar notas e faltas em aplicativos por meio de tablets, notebooks e celulares ao invés de carregarem diários de cada classe. Da mesma forma, os pais podem ter acesso a informações escolares sobre os filhos por meio virtual.

Nas faculdades os alunos podem anotar os conteúdos das matérias em notebooks ao invés de cadernos. Os professores também podem disponibilizar a matéria das aulas no Google Drive para que assim não seja nem necessário fazer anotações durante as aulas.

Uma vez que seja adotada a cultura de economia de papel nas escolas e faculdades é importante passar a mensagem para os alunos, de forma a educá-los e torná-los mais conscientes do problema do desperdício de papel.

Referências

gndi.com.br/saude/blog-da-saude/economize-no-uso-de-papel

bhrecicla.com.br/blog/economizar-papel-entenda-porque-a-sua-empresa-precisa-disso/

proesc.com/blog/6-dicas-para-economia-de-papel-nas-escolas/

suprivix.com.br/blog/conheca-dicas-infaliveis-para-economizar-papel-nas-empresas/

ypedia.com.br/como-economizar-papel/

helioprint.com.br/blog/economia-de-papel-nas-empresas/

portal.brcondos.com.br/10-maneiras-de-economizar-papel/

assinei.digital/consumo-papel/

tangerino.com.br/blog/elimine-papel/

alphalaser.com.br/como-economizar-folhas-de-papel-da-minha-escola-colegio-ou-faculdade/

blog.printloja.com.br/como-reduzir-papel-na-empresa/

docusign.com.br/blog/o-desperdicio-de-papel-e-um-problema-grave-dentro-das-empresas-sendo-responsavel-pela-maior-parte-de-lixo-que-os-escritorios-produzem

Matheus Chiabi
Autor:
Matheus Chiabi
Sobre:
Matheus Chiabi, 28 anos, formado em publicidade. Gosta de escrever, fotografia, futebol e cerveja.
Mais artigos de: Matheus Chiabi

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